مع توجه المزيد من الشركات إلى العمل عن بُعد، تساعد هذه التطبيقات المجانية أو منخفضة التكلفة على إدارة المشاريع، والتواصل مع العملاء، والتعاون مع الزملاء. ومن المهم أولًا التعرف على الأدوات الرقمية اللازمة للحفاظ على مستوى الإنتاجية.
أدوات تعزيز الإنتاجية
تُعد G Suite من الأدوات المهمة التي تساعد فرق العمل عن بُعد على إنجاز مهامها الأساسية، إذ توفر خدمات مثل مؤتمرات الفيديو، والبريد الإلكتروني، وجداول البيانات، والتقويمات.
التعاون على المستندات في الوقت الفعلي
أصبح إرسال الملفات كمرفقات عبر البريد الإلكتروني من الأساليب التقليدية. فاليوم، يمكن لفرق العمل عرض المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وإنشائها وتعديلها عن بُعد باستخدام Google Docs وGoogle Sheets وGoogle Slides. كما تُحفظ التعديلات تلقائيًا، مع إمكانية الرجوع بسهولة إلى الإصدارات السابقة من المستند، مما يتيح للموظفين التعاون والعمل على الملفات في الوقت الفعلي.
حفظ الملفات ومشاركتها بسهولة
يتيح Google Drive لأعضاء الفريق الوصول بسهولة وأمان إلى الملفات المشتركة. كما يمكن مشاركة الملفات مع جميع أعضاء الفريق أو مع موظفين محددين حسب الحاجة.
تنسيق المواعيد والتواصل مع أعضاء الفريق
يتيح Google Calendar لأعضاء الفريق مشاركة جداولهم وتنظيم مواعيدهم بسهولة، كما يمكن إنشاء تقاويم منفصلة للاجتماعات والدورات التدريبية والإجازات وغيرها. وإذا كانت هناك حاجة إلى التواصل مع أحد أعضاء الفريق بشكل فوري، فيمكن استخدام Google Hangouts لإرسال الرسائل النصية أو إجراء مكالمات الفيديو.
كما توفر منتجات Microsoft 365 مجموعة مشابهة من أدوات الإنتاجية، تشمل Outlook وOneDrive وWord وExcel وPowerPoint و OneNote و SharePoint وMicrosoft Teams.
إدارة سير العمل
يمكن استخدام Teamwork لإدارة المبادرات الداخلية ومشاريع العملاء. وتوفر المنصة مجموعة من المزايا التي تساعد على توفير الوقت وتعزيز التعاون، بما يجعل إدارة المشاريع أسرع وأكثر كفاءة. وتتضمن المشاريع قوائم للمهام، ومهام رئيسية وفرعية، بما يساعد على تنظيم خطة العمل بالتفصيل. كما يمكن للمديرين متابعة سير المشاريع من خلال تتبع الوقت، ولوحات التحكم القابلة للتخصيص، وأدوات إدارة المخاطر.
ومن بين أدوات إدارة المشاريع الأخرى المتاحة:
تريلو (Trello): يتيح استخدام اللوحات والقوائم والبطاقات لتنظيم المشاريع وترتيب أولوياتها بطريقة مرنة وسهلة.
أسانا (Asana): منصة لإدارة العمل تساعد الفرق على التركيز على الأهداف والمشاريع والمهام اليومية التي تسهم في نمو الأعمال.
بيسكامب (Basecamp): يجمع الأدوات اللازمة لإنجاز العمل في مكان واحد، ويساعد على تنظيم المشاريع وإدارتها بالتعاون مع العملاء، إلى جانب تسهيل التواصل بين أعضاء الشركة.
التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق
يحتاج أعضاء الفريق إلى التواصل المستمر لإنجاز العمل بكفاءة، وتُعد سلاك (Slack) من أبرز الأدوات المستخدمة للتواصل الفوري. ويمكن للموظفين متابعة المحادثات والمشاركة فيها بسهولة من خلال إنشاء قنوات مخصصة لتنظيم النقاشات حسب المشروع أو الموضوع أو فريق العمل.
كما تتيح سلاك التكامل مع عدد كبير من أدوات الإنتاجية الأخرى، مثل Google Drive وAsana وTrello وGitHub وZoom وغيرها، ويمكن استخدامها عبر أجهزة الحاسوب والهواتف المحمولة.
ومن الخيارات الأخرى التي يمكن الاستفادة منها:
مايكروسوفت تيمز (Microsoft Teams): متاح ضمن Office 365، ويُعد منصة متكاملة للعمل الجماعي، إذ يجمع محادثات الفريق والاجتماعات والملفات والتطبيقات في مكان واحد.
Chat: يسهّل على فرق العمل التواصل وإنجاز مهامهم من مكان واحد.
ديسكورد (Discord): أداة مجانية وآمنة للمحادثات الصوتية والنصية، ويمكن استخدامها عبر أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة.
Workplace by Facebook: منصة تساعد الشركات على تعزيز التواصل والتعاون بين فرق العمل من خلال مزايا مألوفة مثل المجموعات والمحادثات ومكالمات الفيديو.
سكايب (Skype): يتيح عقد الاجتماعات عبر الإنترنت بسهولة وفي خطوات بسيطة.
الاجتماعات ومكالمات الفيديو
قد تحتاج بعض الشركات إلى أدوات تتجاوز تطبيقات المراسلة البسيطة. وتُعد المكالمات الجماعية ومؤتمرات الفيديو من الأدوات المهمة التي تساعد على تعزيز إنتاجية فرق العمل عن بُعد. وإذا كانت اجتماعات الفيديو جزءًا أساسيًا من أعمالك، فإن زوم (Zoom) يوفر حلًا عمليًا يتيح عقد مؤتمرات الفيديو بسهولة عبر مختلف الأجهزة، مع توفير التشفير الكامل للمكالمات.
كما يمكن دمج Zoom مع أدوات إنتاجية أخرى للمساعدة في إدارة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم المواعيد في التقويم. وتتيح أدوات التعاون المدمجة في المنصة لعدة مشاركين مشاركة شاشاتهم وإضافة الملاحظات والتعليقات أثناء الاجتماعات.
وفيما يلي بعض البدائل الأخرى:
Google Meet: يتيح لك التواصل مع فريقك من أي مكان من خلال مكالمات فيديو سهلة الانضمام.
Microsoft Teams: يتيح لأعضاء الفريق الدردشة وعقد الاجتماعات وإجراء المكالمات والتعاون من مكان واحد، أينما كانوا.
WebEx: منصة تعاون آمنة تتيح العمل عن بُعد أو من المنزل، مع إمكانية البقاء على اتصال دون قيود على الاستخدام.
ولضمان فعالية العمل عن بُعد، من المهم أن تحافظ الشركات على مستوى عالٍ من الوضوح والتواصل مع فرقها. كما ينبغي للموظفين المبادرة إلى مناقشة أعمالهم ومشاركة مستجداتها، بينما يتعين على المديرين التواصل بوضوح وبصورة منتظمة. ومن الوسائل الفعّالة لمتابعة سير العمل عقد اجتماعات يومية قصيرة عبر الفيديو، إلى جانب تنظيم نقاط متابعة خلال اليوم لتمكين الموظفين من مشاركة ما أنجزوه والتحديات التي واجهوها.
ويحتاج العمل عن بُعد أيضًا إلى بناء الثقة بين أعضاء الفريق. لذلك، من الأفضل أن يتجنب المديرون التدخل المفرط في التفاصيل، وأن يركزوا بدلًا من ذلك على الثقة بقدرة الموظفين على إنجاز مهامهم. كما تتيح العديد من أدوات الإنتاجية المذكورة تسجيل التحديثات والتفاعلات ومتابعة التقدم، مما يساعد المديرين على الإشراف على سير المشاريع وتقديم التوجيه عند الحاجة.
وفي الوقت نفسه، ينبغي للموظفين والمدراء الاستفادة من المرونة التي يوفرها العمل عن بُعد. ويمكن تنظيم ذلك من خلال تحديد أوقات مناسبة لتواصل الفريق واجتماعه، إلى جانب الالتزام بالمواعيد النهائية، بما يعزز الانضباط والاعتمادية في العمل.
كما ينبغي لقادة الأعمال أن يحرصوا على أن يكون الانتقال إلى العمل عن بُعد سلسًا ومريحًا قدر الإمكان، خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تعتمد فيها الشركة هذا النمط من العمل. فالنجاح في هذه المرحلة يمكن أن يسهم في تشكيل أسلوب العمل وتوقعاته في المستقبل.
